GLI ASPETTI LOGISTICI DI UN EVENTO
Gestire un evento è un lavoro che coinvolge molteplici ruoli e compiti. Una delle funzioni più importanti, che incide fortemente sull’immagine dell’evento stesso, è senza dubbio la logistica.
Per logistica si intendono tutte quelle attività che hanno a che fare con lo spostamento di persone, la loro ospitalità e accoglienza (e quindi gestione di hostess e steward), i loro trasferimenti ma anche ciò che riguarda l’organizzazione degli allestimenti, i mezzi di trasporto di materiali e l’ideazione delle soluzioni in caso di imprevisti di qualsiasi tipo (ad esempio in caso di pioggia è importante pensare a coperture, ombrelloni, tende e altri tipi di ripari).
Per quanto riguarda gli allestimenti e il catering la logistica ha il compito di gestire tutta la fase del carico/scarico della merce, decidendo orari e mezzi che si devono avvicendare in base alle priorità della messa in opera. Tutto deve essere coordinato perfettamente per evitare di far slittare i diversi momenti dell’evento.
Per la logistica del Catering di una qualsiasi festa o manifestazione ad esempio è essenziale prevedere mezzi di trasporto a temperatura controllata che siano in grado di tutelare la freschezza della merce. Nel caso invece del trasporto di oggetti di valore, l’event manager addetto alla logistica deve predisporre tutte le misure di sicurezza, imballi appropriati e mezzi di trasporto con allarme satellitare. Tutte competenze ancora più specifiche: è necessario conoscere le normative e non dare nulla per scontato.
La cura in ogni particolare della logistica aiuta tutto lo staff a lavorare in armonia e serenità, evitando momenti di stress e cattiva organizzazione che potrebbero mettere a repentaglio la buona riuscita dell’evento.
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