Flessibilità, capacità comunicativa, creatività e precisione ma non solo: saper gestire il budget, scovando gli sponsor giusti per la manifestazione, è una delle capacità più importanti di un organizzatore di eventi. Una competenza che deriva da conoscenze di tipo economico, di marketing e sicuramente anche dall’esperienza in ambito commerciale.

La sponsorizzazione rappresenta una fonte di risorse fondamentale per la riuscita di un evento. Partendo da un piano economico che stabilisce quanto capitale è necessario, chi organizza deve dividere in più pacchetti le sponsorizzazioni, in modo da creare le condizioni per varie tipologie di investimento. Le società sponsor si aspettano un ritorno in termini d’immagine, di popolarità del marchio, di vendite, di relazione con un certo tipo di pubblico. A seconda dell’importo stanziato, la visibilità fornita sarà personalizzata.

Il manager degli eventi deve analizzare gli obiettivi degli sponsor, saper rispondere alle sue esigenze e nello stesso tempo valutare che tipo di vantaggi può portare al suo evento. Uno sponsor può essere utile non solo per far fronte alle spese ma può anche sostenere la copertura mediatica, fornire gadget, il trasporto, sviluppare il sito. La forma di collaborazione in questo caso si traduce in un cambio merci ovvero un ritorno che, seppur non in danaro, fa risparmiare risorse e mezzi.

Dal punto si vista operativo il primo step è scegliere uno sponsor in linea con l’area d’interesse dell’evento. Una strategia ottima è fare una ricerca riguardante tutti gli sponsor di eventi dello stesso settore. È consigliabile puntare in alto su società grandi a livello internazionale . È chiaro che con questi ultimi i tempi si allungano perché le richieste da gestire sono molte di più. In questo caso è importante “stare sul pezzo”, ovvero fare attenzione al timing con cui ogni azienda stabilisce il budget da dedicare a quest’attività. I mesi di ottobre e novembre sono tra i più gettonati.

Mirare al patrocinio di enti pubblici è un’altra strada così come rivolgersi a sponsor più vicini dal punto di vista territoriale. Inoltre una presentazione adeguata dell’evento, che includa i canali di comunicazione che si useranno per dargli visibilità (volantini, banner, articoli) è condizione necessaria per essere convincenti, insieme al lavoro di pubbliche relazioni per arrivare al responsabile.

Fonte:

• www.meeeting-hub.net