LA FASE COMUNICATIVA DI UN EVENTO

Uno dei momenti fondamentali dell’organizzazione di un evento è la fase dedicata alla sua comunicazione. L’uso di determinati media piuttosto che altri dipenderà dal budget e dalla tipologia dell’evento.

Tra le prime valutazioni da fare è capire in quale momento cominciare a coinvolgere i potenziali partecipanti e curare l’aspetto grafico di ogni supporto da usare (invito, save the date, programma, flyer) in perfetta linea con il concept della manifestazione.

La prima parte della comunicazione consiste infatti in tutte quelle azioni volte a stuzzicare l’attenzione e creare aspettativa nei partecipanti. E ogni informazione sarà differenziata nello stile in base ai diversi segmenti di pubblico a cui ci rivolgiamo.

Prima dell’evento, più o meno la settimana precedente, è appropriato organizzare una conferenza stampa per fare relazione con i giornalisti di settore e per sottolineare il carattere speciale dell’occasione che si sta realizzando. Durante la conferenza stampa vengono annunciate infatti solitamente novità o interventi di testimonial e viene consegnata ai giornalisti la cartellina stampa corredata di un comunicato che deve essere quanto più completo possibile. Ci si può attivare per far arrivare giornalisti non solo dal mondo della carta stampata ma anche dalla radio e dalla tv.

Per quanto riguarda il Web importantissimo è avere un sito completo e ricco di informazioni e, durante l’evento, strutturare una programmazione sui social, creando un hashtag ad hoc e pubblicando post con foto del dietro le quinte dell’organizzazione, degli allestimenti, dell’evento in sè per sè. Ma questo tipo di canali non terminano la loro funzione a fine evento, anzi, l’azione sui social è l’ago della bilancia per capire l’apprezzamento del pubblico e il mezzo più appropriato per dar vita ad una fidelizzazione dello stesso nel tempo.

Nella fase post evento, fondamentale è inserire tutte le informazioni aggiuntive e i filmati sul sito, in modo che possano essere fruibili su lungo tempo e magari è utile inviare una mail ai vari partecipanti ringraziandoli di essere venuti e avvisandoli di poter usufruire delle integrazioni sul sito (photogallery, slide, video).

Fonte: web